Arşiv yönetimi, tüm uygulama sisteminin bakımı ve kullanımı ile ilgili bir yönetim alanıdır. Bir kuruluştan arşiv deposuna aktarıldıktan sonra kayıtların edinilmesi, bakımı, düzenlenmesi, tanımlanması ve geri alınması ile ilgilenir.
Bir kayıt yönetim sistemi; "Kayıtlı biçimde ticari faaliyetler ve işlemler hakkında kanıt ve bilgilerin toplanması ve saklanması süreci de dahil olmak üzere, kayıtların oluşturulması, geri alınması, bakımı, kullanımı ve tasfiyesinin etkin ve sistematik kontrolünden sorumludur".
Birçok arşiv, temel arama yardımcıları oluşturmak için Microsoft Word, Open Office gibi kelime işlemcileri kullanır veya kullanmıştır. Bazı durumlarda kuruluşlar, standart profil bilgilerinin kolayca girilmesini sağlayan şablonlar oluşturmuştur. Sizlerde en iyi dijital arşiv firmaları araştırması yaparak işletmeniz için en iyi hizmet veren firmalara kolay bir şekilde erişebilirsiniz.
Arşiv Yönetim Sistemi
Arşiv Yönetimi Nedir?, Arşivlere esnek erişim ve yönetim, arşivlerini dışarıdan temin etmek isteyen müşteriler için önemli bir başarı faktörüdür. Bir dosya yönetim sistemi, dosyalarınız üzerinde tam kontrol sahibi olmanızı sağlar. İstediğiniz zaman kişisel şifrenizle giriş yapabilir ve ifadeleri görüntüleyebilir, dosyalarınıza kimlerin erişebileceğini kontrol edebilir, dosyalarınıza kimlerin ne zaman ve ne sıklıkta erişebileceğini kontrol edebilir ve dosyalarınızla ne yapacağımızı planlayabilirsiniz.
Arşiv yönetimi firmaları dahil bir yerinde tarama motoruna sahiptir. Bu nedenle, tarama hizmetlerine erişmeyi seçebilirsiniz. Belgelerinizi hızlı bir şekilde almak istiyorsanız, 2 saat içinde tarayabilir ve masaüstünüze teslim edebiliriz. Bu durumda, belge almanın hızlı ve verimli bir yolu olan siparişinizi aynı yönetim sürecinde tamamlayabilirsiniz. Dosyaları da sizin yerinize yok edebilir; parçalamak istediğiniz dosyayı işaretlemeniz yeterlidir ve dosya, parmağınızı bile kıpırdatmadan güvenli bir şekilde imha edilir. Dijital arşiv firmaları günümüz işletmeleri için en iyi hizmeti sunmak için yüksek performansla çalışma göstermektedir.
Arşivleme, artık aktif olarak kullanılmayan dosyaların uzun süreli depolama için ayrı bir depolama cihazına taşınması işlemidir. Arşivlenen belgeler kuruluş için hala önemlidir ve gelecekte başvurmak için gerekli olabilir veya düzenleyici gerekliliklere uygunluk için saklanmalıdır. Dosyaların kolayca bulunabilmesi ve geri alınabilmesi için arşivler dizine eklenmeli ve aranabilir olmalıdır. Çok fazla eski bilgiyi çevrimiçi tutmak, bilgileri güncellemek için daha iyi harcanabilecek değerli depolama alanını tüketir, arama belgeleri yerine alakasız arama sonuçlarının sayısını artırır ve içeriği kaydetmek, taşımak ve yeniden kategorilere ayırmak için gereken çabayı artırır. Sizlerde dijital arşiv firmaları konusunda kısa bir araştırma yaparak İzmir il sınırları içerisinde hizmet veren firmalara erişebilirsiniz.
