e-Arşiv, faturaların dijital ortamda hazırlanıp dağıtılmasını sağlayan bir sistemdir. Ayrıca e-Arşiv sistemi, faturaların Gelir İdaresi Başkanlığının istediği standartlara uygun olacak biçimde hazırlanmasını sağlar. Böylece belgelerde insan kaynaklı hataların yaşanma olasılığını minimuma indirilir. Ayrıca e-Arşiv, kağıt faturaların yerini almasıyla süreçlerin daha hızlı bir şekilde ilerlemesine olanak tanır. Modern işletmelerin dijital dönüşümlerinin bir parçasıdır ve süreçlerin geleneksel yöntemler ile kıyaslandığında daha kısa süre içinde tamamlanmasını mümkün kılar. Bununla beraber e-Arşiv, e-Fatura mükellefi olmayan kişilere düzenlenen bir belgedir.
İnternet üzerinden satış yaptığınızda müşteriniz e-Fatura mükellefi değilse ona e-Arşiv faturası düzenleyebilir ve bu belgeyi ona dijital bir şekilde gönderebilirsiniz. Böylece satışını yaptığınız ürüne ek olarak faturayı çıktı olarak almadan internet üzerinden müşterinize iletebilirsiniz. Bununla beraber brüt satışa göre e-Arşiv sistemine geçmekle mükellef olabilirsiniz. e-Arşiv sistemine gönüllü olarak geçebileceğiniz gibi bazı durumlarda zorunlu olarak geçiş yapmak durumunda kalırsınız. Eğer geçiş yapmanız gerektiği halde e-Arşiv sistemine geçmezseniz bazı yaptırımlarla karşılaşabilirsiniz.
e-Arşiv zorunluluğu
e-Arşiv Faturaya geçiş zorunluluğu bazı durumlarla belirlenir. Aşağıdaki maddeleri inceleyerek kimlerin e-Arşiv sistemine geçmek zorunda olduğunu öğrenebilirsiniz.
● Bazı sektörler, gelirine bakılmaksızın e-Arşiv sistemine geçmekle mükelleftir. Örneğin, SGK ile anlaşması olan hastaneler ya da tıp merkezleri, ne kadar gelir elde ettiğine bakılmaksızın e-Arşiv sistemine geçmekle zorunlu kılınır.
● Bir gün içinde vergi mükellefi olmayan kişilere 6.900 TL ve üzerinde satış yapıyorsanız e-Arşiv sistemine geçmek zorundasınız.
● 2023 yılında eğer bir işletmenin brüt satış hasılatı 3.000.000 TL ve üzerindeyse o işletmenin de e-Arşiv sistemine geçmesi gerekir.
● İnternet üzerinden satış yapıyorsanız ve yıllık geliriniz 500.000 TL olduysa e-Arşiv sistemine geçerek faturalarınızı dijital ortamda hazırlamanız gerekir.
● Motorlu taşıtların üretimi, satımı ya da kiralanmasıyla ilgilenen kişiler de eğer 500.000 TL’lik brüt satış hasılatı elde ettiyse 2024 yılında e-Arşiv sistemine geçmelidir.
e-Arşiv kullanmanın avantajları
e-Arşiv sistemine geçiş yapmak işletmelerin süreçlerini daha hızlı ve verimli bir şekilde yönetmelerine yardımcı olur. Sistemin avantajları genel olarak şu şekildedir:
● Kağıt kullanımını azaltan e-Arşiv sistemi, bazı maliyet kalemlerinizi azaltmanıza yardımcı olur.
● e-Arşiv, işletmeleri daha az kağıt kullanmaya yönelttiği için daha sürdürülebilir sistemler inşa etmelerini mümkün kılar.
● e-Arşiv sayesinde Gelir İdaresi Başkanlığının istediği standartlara göre belge düzenleyebilirsiniz.
Bütün bu avantajlardan ve daha fazlasından e-Arşiv sistemleriyle yararlanabilir, iş süreçlerinizi iyileştirmeye başlayabilirsiniz.
